Кадровые документы — это нервная система любой компании. Приказы, заявления, трудовые договоры, дополнительные соглашения, отпуска, командировки. Их много, они регламентированы законом и почти всегда требуют согласований и подписей.
Когда этот процесс выстроен на бумаге или в разрозненных файлах, компания теряет время, контроль и прозрачность.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) в Effica решает эту проблему системно — от создания документа до юридически значимого подписания и хранения.
Что такое кадровый ЭДО и зачем он нужен
Кадровый электронный документооборот — это полный отказ от бумаги в HR-процессах, где все документы:
- создаются в электронном виде по шаблонам,
- автоматически проходят маршруты согласования,
- подписываются электронной подписью,
- хранятся в защищённом архиве,
- доступны для аудита и проверок.
Важно: речь идёт не просто о «сканах PDF», а о управляемом процессе, где каждый шаг зафиксирован и контролируем.
Какие задачи решает КЭДО в Effica
1. Ускорение HR-процессов
Оформление отпуска, приёма на работу или дополнительного соглашения занимает минуты, а не дни. Сотрудник подаёт заявление в приложении, система сама запускает нужный маршрут.
2. Прозрачность и контроль
Всегда видно:
- кто инициировал документ,
- на каком этапе он находится,
- кто и когда его согласовал или подписал. Человеческий фактор минимизируется.
3. Снижение операционных затрат
Меньше бумаги, курьеров, архивов и ручной работы HR-специалистов. Один HR может обслуживать больше сотрудников без потери качества.
4. Юридическая значимость
Документы подписываются электронной подписью через egov Mobile или egov Business и имеют юридическую силу в рамках действующего законодательства РК.
Как это работает в Effica: пошагово
Процесс выглядит просто, но за ним — чёткая архитектура.
Создание заявления. Сотрудника или руководитель инициют заявку и отправляю по преднастроенному маршруту согласования. После успешного согласования, заявка автоматически попадает в реестр приказов/документов КЭДО.
Создание документа. HR или система создаёт документ по шаблону: приказ, договор, допсоглашение.
Автоматический маршрут. В зависимости от типа документа Effica сама определяет маршрут: руководитель → HR → бухгалтерия → сотрудник.
Уведомления и дедлайны. Все участники получают уведомления. Система напоминает о просрочках и фиксирует SLA.
Электронное подписание. Подписание происходит онлайн — через ЭЦП, без визитов в офис и распечаток.
Хранение и поиск. Документы хранятся централизованно, с быстрым поиском по сотруднику, дате, типу или статусу.
Какие документы можно перевести в электронный формат
На практике компании начинают с самого массового и постепенно расширяют список:
- заявления на отпуск, отгул, командировку;
- приказы по личному составу;
- трудовые договоры и допсоглашения;
- ознакомление с ЛНА (политики, регламенты, инструкции);
- кадровые уведомления и согласия.
Effica позволяет делать это поэтапно, без «большого взрыва» и остановки работы HR.
Безопасность и соответствие требованиям
Кадровые данные — чувствительная информация. Поэтому в Effica изначально заложены:
- разграничение прав доступа по ролям;
- аудит всех действий пользователей;
- защита данных и резервное копирование;
- централизованное хранение без «локальных копий».
Это особенно важно для компаний с распределёнными командами и проверками со стороны контролирующих органов.
Для кого особенно актуален КЭДО в Effica
Кадровый электронный документооборот даёт максимальный эффект, если:
- в компании от 50 сотрудников и больше;
- есть филиалы или удалённые сотрудники;
- HR перегружен рутиной;
- важно соответствие требованиям законодательства;
- руководство хочет видеть процессы «в цифре», а не на словах.
Итог
Кадровый ЭДО — это не модный тренд, а базовая инфраструктура современного бизнеса. Effica делает его понятным, управляемым и реально работающим — без усложнений и «коробочных» ограничений.
В результате HR перестаёт быть бумажным отделом и становится полноценным бизнес-партнёром, а сотрудники получают удобный и прозрачный сервис.